ToDoリストは“つくり方”が重要! 頭のいい付せん&ノート活用術

気になったことを書き留めたり、伝言をしたり、ToDoリストを書き出したり…。仕事中、「メモる」頻度は数えきれないほどあります。その何気ない行為にちょっとだけ意識を向けることで、仕事の効率を格段に上げられるとしたら? 今すぐできる付せん&ノートの活用術をご紹介します。

To Do リストには“すぐ実行できること”を書く

その日のうちにやらなければならない細かな仕事が山積みになっているとき、やり忘れることがないように多くの人がやっているのが「To Doリスト」の作成だ。

やるべきことを箇条書きにして、終わったものから消していく。朝にリストを作成しておけば、やり残す心配はない。便利に活用している人も多いだろう。

「○○さんに電話をかける」とか、「上司に△△の件について報告」といった簡単なことならすぐリストから消せるが、「報告書を作成する」といった、ちょっと時間のかかる面倒なことは後回しにしてしまいがちだ。

これは、書類づくりに着手しようとしても、まずはどこから始めようかと考えあぐねてしまうからだ。ほかにもやるべきことがたくさんあると、その考えている時間がもったいないので、どんどん後回しにしてしまう。つまり、項目による手間の違いが考慮されていないのだ。

そこでリストに書く際には、すぐに実行できる言葉で記入しておくといい。

たとえば、「報告書の作成」ではなく、「会議のノートを整理する」とか、「報告書の下書き」などと具体的に書くのだ。

そうすれば、時間をロスすることなくすぐ実行に移すことができる。手をつけるのが億劫で、リストアップしておいたのに結局何もしなかったということがなくなるだろう。

1日の作業を〝見える化〟させる付せん使いのコツ

幅が異なる付せん紙を色違いで3、4種類用意して、シンプルにスケジュールを管理してみよう。

まず、1枚の付せん紙に(ひとつの)仕事の内容を書き込んで手帳やノートに時系列で貼っていく。

たとえばデスクワークは青、営業はピンク、社内会議は黄色、といった具合に仕事の内容によって色を変えていくことがポイントだ。

次に、それぞれの仕事に要する時間によって、たとえば30分以内なら一番細い付せん紙を、1時間以内ならふつうの幅のものを、1時間以上なら最も幅が広いものを、というように付せん紙の幅を変えていくのだ。

こうしてスケジュールを可視化しておけば、手帳を開いただけで1日の時間配分がひと目でわかる。

急に予定外の仕事が入ったとしても、付せん紙を貼り替えればスケジュールの調整も簡単にできるのだ。

「トレペ付せん」ならカレンダーの変更もラクラク

仕事に追われるビジネスパーソンにとって、出張などで数カ月先の予定が入ることなど珍しいことではない。

ところが、それをそのまま壁掛けカレンダーや手帳のマンスリー・スケジュールの欄に書き込んでしまうと、予定が変更になったときに書いたり消したりが簡単にできない。

そこで便利なのが、付せん式のトレーシングペーパーだ。この付せん紙を1週間ごと、あるいは1日ごとに貼ってその上に予定を書くようにすれば、カレンダーに直に書込まないで済む。

しかも、トレーシングペーパーは貼った場所の情報が透けて見えるので、貼ったままでもカレンダーにある日付や曜日を確認することができる。

こうすれば、出張の日程がずれた場合などはトレーシングペーパーを移動させるだけで調正や変更が簡単にできる。

ちなみに、この付せん式のトレーシングペーパーは、本の重要ポイントなどに線を引きたいときにも役立つのでぜひとも持っておきたい。

脳を活性化させる! 「A4サイズの裏紙メモ」

A4サイズの裏紙を適当なサイズにカットしてメモ用紙にしている人は多いだろう。しかし、大きなサイズの裏紙はそのままの大きさでメモとして使ったほうが脳を活性化させる効果がある。

この裏紙メモには、ふだんノートに書くように小さな文字でアイデアを書きとめる必要はない。むしろ大きな文字でキーワードを書き連ねたり、ぼんやりでいいから図や絵にして書き込んでいこう。そうすれば、いつもとは違ったアイデアが出てきたりするものだ。

たとえば、準備段階にあるプロジェクトについての打ち合わせなど、自由な意見を出し合うブレストの場にはこの「裏紙アイデア帳」を欠かさずに持っていたい。
自由に手書きできる紙が大量に手元にあると、自分の考えをアウトプットするのに便利だからだ。

ちなみに、このA4サイズの裏紙は「裏紙入れ専用」のクリアファイルに大量にストックしておくと便利だ。たとえば、会議室で打ち合わせするときにもこのファイルを持っていくだけで済む。

脳を活性化させるには、いつもパソコンと向き合っているだけではなかなか難しい。ときにはこのように大判のメモを利用して、自分の手を大きく動かして頭の中にある情報をアウトプットしたり、整理してみることも必要なのである。

また、メモ帳や手帳に書き込むときには、3色または4色ボールペンを使いたい。黒は通常、赤は重要、青は注意、緑は遊び的な発想などと色分けすれば、パッと見ただけでわかりやすい。

情報整理の速度を高めるノートの選び方

文房具売り場にはじつにさまざまなノートが並んでいるが、なかでも〝東大式ノート〟とも呼ばれる「ドット入りノート」は大ヒットした。

そもそもこのドット入りノートは、シンプルなノートを東大生がそれぞれひと工夫して使っていたものだ。

そう考えると、ノートや文房具は〝こう使うべきだ〟という型にとらわれずに、自分の使いやすいように自由にカスタマイズして使えばいい。たとえば、2ツ折りになっているA4版のルーズリーフも人気だが、その使い方は千差万別だ。

このルーズリーフを開くと、2倍の大きさであるA3版のサイズになるので、資料を貼り付けたりデザイン画を書いたりとワイドに活用できるし、A4ノートでは2〜3ページにわたってしまう内容も1ページにまとめられる。

自分の目的や用途に合った文具を選び、さらにその使い方にひと工夫できれば仕事の効率は格段にアップするのだ。

現状分析や対象を比べるには方眼紙が最適

アイデアを自由に膨らませたいときは、書くほどに言葉や映像が浮かんでくる白地のノートがおすすめだ。

しかし、論理的思考で系統立てて説明しなければならない企画書のような場合には、方眼ノートで下書きをしたほうがいい。

たとえば、「円高になれば海外旅行者が増えて旅行会社が儲かる」ということを「→」などの記号を使って書き示すと、「円高→海外旅行者増→旅行会社→収益増」と、まとめることができる。ようするに、何がどうなったかということをわかりやすく書き出せるのだ。

また、「A社=成約、B社=保留、C社=破談」という結果を分析するときも、この3社を縦に並べてそれぞれの理由を書いていけば比較・検討がしやすくなる。

現状を図式化して分析したり、対象を比較したりするには、マス目の入った方眼紙のほうが圧倒的に効率が上がるのである。

「帯メモ法」なら本の要点をすぐにチェックできる

文庫からハードカバーまで、書店に並んでいる多くの本にはキャッチコピーが記された「帯」が巻かれている。この帯に書かれたおすすめコピーの効果でヒット作となった本も少なくない。

とはいえ、そんな帯も読者にとっては本を手に入れてしまえば無用のもので、なかにはすぐに捨ててしまう人もいるだろう。

ところが、この帯を裏返してみるとほとんどが何も印刷されていない無地になっている。

そこで、このスペースを利用して本の中の気になるトピックスやポイント、または人物相関図などを書き留めて「読書メモ」として活用してみよう。

また、心に残った言葉や文章などを書きとめておくと、その帯を見ただけで本の内容を思い出すだけでなく、どんな状況で感動したのかなどが一気によみがえることもある。

1冊の本に書かれている情報は膨大な量だし、新刊は毎日のように書店に登場している。だからこそ、読んだ内容をその場ですぐに記録しておくことができる読書メモが重要になるのだ。

ちなみに、書き込んだ帯は裏返しにしたままで本に取りつけておくのがおすすめだ。そうすれば、いちいち本を開かなくても帯を見れば本の中味をチェックできて便利なのである。

また、読書メモを書いた帯をスクラップして読書ノートをつくるという方法もある。帯の裏表が見えるように透明のクリアファイルか、ブックタイプになっているクリアホルダーが便利だ。

 

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ビジネスフレームワーク研究所

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