ちょっとの工夫で頭もすっきり! デスクまわりのプチ整理術

デスクまわりというのは、ゴチャゴチャになりがちなゾーンのひとつ。片づいていた方が仕事がはかどるとわかっていても、気を抜くと乱雑になりがち。でも、ちょっとの工夫で、「すっきり」をキープすることができます。お金をかけずにできる簡単な整理術を集めてみました。

「ペン立てには同じ文具を入れない」のが文具を失くさない秘訣

何度整理をしても、気がつくと机の上のペン立てに同じ色のボールペンや蛍光ペンが何本も入っている……ということはないだろうか。これではすぐにペン立てがいっぱいになってしまうはずだ。これは、使ったモノを元あった場所に戻していない証拠でもある。

本来ならペンケースに入っていたり、外出用のカバンに入っているはずのボールペンが机の上のペン立てに入っているということは、ペンケースやカバンに筆記用具が入っていないという可能性が高い。これでは、いざ書くときになって困ってしまうだろう。

そこで、「ペン立てには同じモノをダブらせないようにする」というルールを徹底したい。そうすれば、身の回りに余分なモノが散乱していないか、違う場所にいっていないかひと目でわかるのである。

ここでは、超カンタンな「輪ゴム整理法」を紹介しよう。ペン立てに輪ゴムをかけて仕切りをつくるだけでいい。もし、仕切り板つきのペン立てを使っているなら、仕切りと輪ゴムを組み合わせて6カ所、9カ所とさらに仕切りを増やしてみよう。

ひとつの仕切りにはひとつの文房具を入れたり、よく使うボールペンやシャープペンシルなどの文房具を手前のほうから順に仕切りに入れていくようにする。

このように、使い終わったモノが元の場所に戻る仕組みを整えておけば、机の上も自然と片づいてモノを失くすこともなくなるはずだ

引き出しのひとつは常に「空」にすべき理由

机の引き出しにモノを入れるときも自分なりにルールを決めておくと、机の上が散らかることなく必要なモノや書類をすぐに取り出せて便利だ。

たとえば、引き出しがいくつもある机だったとしたら、一番収納量が少ない浅い引き出しを常に空にしておいて書類の一時保存場所にしておこう。

もし、すぐに手をつけなくてもいい書類が手元に回ってきたとき、そのまま机の上に積み重ねてしまうと処理するのを忘れてしまったり、いつのまにか紛失してしまう恐れもある。そんなときこそ、空にしておいた引き出しの中にとりあえず保管しておくのだ。

そうすれば、時間がとれたときに集中して処理することができる。机の上に置いたままにしておくと、スペースが狭くなるだけでなく、ほかの仕事をしていてもそれらの書類が気になって集中力がそがれることにもなりかねない。

大切なことは、この引き出しは退社時に整理をして空にすることもルールにしておくことだ。そうすれば、不要な書類を毎日確実に処理でき、必要な書類はあるべき場所に片づけることができる。

「身の回りがなかなか片づかない」とか「片づけてもすぐに散らかってしまう」と嘆いている人は、まずは収納するためのスペースをつくることが先決だろう。

サッと仕事にとりかかれる「バッグinバッグ」テクニック

忙しいときにはカバンの中の整理さえもままならない。とはいえ、仕事の効率を考えると必要な文房具や資料は常にすぐ取り出せるようにしておきたい。そこで、カバンの中身を整理する「中バッグ利用法」を紹介しよう。

女性なら化粧品などを入れたポーチをカバンの中に入れて持ち歩いていると思うが、これと同じ発想で、仕事用のアイテムを収めた〝ポーチ〟を用意すればいいのだ。

中バッグが「道具箱」として機能するので、それをそっくり取り出すだけで仕事に必要なアイテムがそろうのである。また、小物を収納できるポケットつきの仕切り板を利用して、常にモノの定位置を決めておくといった方法もある。

最近では、書類挟みが内蔵されているため書類が傷みにくいようになっていたり、頻繁に取り出すスマートフォンやIDカードがすっきり収まるポケット付きのバッグinバッグも市販されている。

そういった中バッグがあれば、別のバッグに持ち替えたときにも中身を移し替えるのに便利だし、忘れ物をしてしまう心配もない。

いずれにしても、このようにカバンの中を整理することは思考を整理することにもつながる。モノも情報も、扱いやすいサイズに細分化して収納するだけで頭の冴えも違ってくるはずだ。

超簡単に名刺管理ができる「ダブルファイル法」

一度に何人もの人と名刺交換をすると、後日連絡をとるときになって名前と顔が一致しないということがある。そんなことにならないように、もらった名刺の裏にはその人の担当部署や特徴を書き込んでおこう。

これはメモや切り抜きについても同じで、あとで見返したときにその詳細がよくわかるように情報を追記しておくといい。領収書なら何を買ったのか具体的な品名を、スクラップした記事ならその日時や出典を、なるべくその場で裏面などに書き込んでおくようにする。

情報をあとから書き込もうとしても忘れてしまうこともあるし、メモや名刺がたまってからでは面倒になってしまう。情報はため込まずに、その場で素早く適切な処理をする習慣をつけたいものだ。ちなみに、裏面に書いた情報もひと目でわかるように、両面から中味が見えるクリアタイプの名刺ファイルを使うといいだろう。

 

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