その一言で印象が大違い! 目上の人への「大丈夫です」の伝え方

「大丈夫」「できない」などの意思表示をしたいとき、目上の人にどのように伝えているでしょうか?「よく使われているけれど、相手の立場によって気をつけたい言葉」と、オススメの言い換えフレーズをご紹介します。

目上の人に「お願いできますか?」というのはNG

忙しくて誰かにコピーをお願いしたい時に、丁寧に言ったつもりで「これ、コピーお願いできますか?」と言ってしまうことはないだろうか。しかし、この言い方はちょっと失礼だ。なぜなら、相手の能力の程度を確認する言葉になってしまうからだ。

言い方やシチュエーションによっては「できないのではないですか」という意味を含み、相手の能力を否定することにもつながってしまう。同じように「わかりますか」も何気なく使ってしまいがちな言葉だ。

たとえば、新しい企画のプレゼンテーションで長い説明をしたあと、上司に「ここまではおわかりでしょうか」と、つい口が滑ってしまったという経験はないだろうか。当然、上司の理解度を計ったつもりはないだろう。

自分の説明で理解できたかどうか、不足している部分がなかったかどうか、そちらの心配をしただけなのだ。でも、それが上司に通じるかどうかは、それまでの上司との関係性にかかってくるのだ。

会議や商談などでは、「これでよろしいでしょうか」、「いかがだったでしょうか」という言い方のほうがあたり障りがないと覚えておきたい。

「これで大丈夫です」を上司に失礼なく伝えるには?

次の言葉も目上の人に対して使うと失礼になる。たとえば、「この資料、ちょっと確認してくれないかな」と、自分が関わっている仕事の書類を上司から渡された。目を通してみると、とくに問題も間違いも見当たらない──。

さて、このような場合には上司に対してどのように返事をすればいいだろうか。つい、「これで大丈夫です」とか「とくに問題ありません」「これでかまいません」などと言ってしまいがちだが、これは自分と同じ立場の人に対してならともかく、上司や目上の人に対しては失礼だ。

なぜなら、これらはどれも上から目線の言葉になるからだ。とくに、「かまいません」という受け答えには、別にどちらでもいいというニュアンスが含まれるので、輪をかけて失礼になる。

こういう場合には、「とくに問題ございません」「これでお願いします」などという言い方をするといい。さらに丁寧に言いたい場合は、「これで進めていただければと思います」と言えば相手を敬う気持ちが伝わる。

また、自分のほうから見てもらいたい資料を渡す場合には、「見てください」ではなく、「ご確認よろしくお願いします」や「お目通しください」と言えば丁寧だ。こうした言葉のやり取りで、仕事は思った以上に円滑に進むようになるのである。

添えるだけで好感度が上がる「お断り言葉」

上司に限らず、誰かのお誘いを断るのはなかなか言葉選びが難しい。たとえば、「○○さんも、コーヒーいかがですか?」と聞かれたとき、「あ、けっこうです」で終わってしまったら、ちょっとぶっきらぼうな感じを与えてしまうはずだ。せっかくの好意で聞いてくれたのに、不愉快な思いをさせてしまいかねないだろう。

そんな時「今はけっこうです。どうもありがとう」と言えば、ずいぶん印象が違うはずだ。ありがとうという感謝の言葉をひと言添えるだけで、受け手の印象は天と地ほども違ってくるのである。

とくに上司や取引先などの誘いを断る時は、「ぜひご一緒したいのですが」「せっかくの機会なのに残念です」という残念な気持ちを表わす言葉を添えるといいだろう。加えて、「また機会があったら誘ってください」などと言っておけば、不快感を与えることも少なくなるはずだ。

相手の問いに対してイエスかノーだけで返答するのではなく、ひと言添えるというやり方は、さまざまな場面に応用できる。

「あの件はどうなりましたか?」と問われた時、「知りません」だけではなく、「私ではわからないのですが、○○さんに確認してみます」というように、質問の意図をくんでひと言添えることを心がけておけば、コミュニケーションのスキルはぐっとアップするのである。

「できません」「わかりません」をいい印象で伝えるには?

また、相手に伝えにくい表現をいい印象で伝えるにはどうしたらよいだろうか。外国人がよく日本語が難しいとしてあげるのが、同じ意味でもいくつもの表現方法がある点だという。そのわかりやすい例の1つが、「できません」の言い換えである。

たとえばレストランで「このセットにコーヒーつけてもらえますか?」と頼んだ時、いきなり「できません」と言われるとあまりいい気はしないはずだ。そこで、「いたしかねます」と言われたらどうだろう。「そうか、それならしかたない」と素直に納得できるのではないだろうか。

いうまでもないが、「できません」は否定形である。多くの人は、否定形で何かをいわれると自分自身が否定された気分になり、不快感を覚えるものだ。

だが、「いたしかねます」とあえて肯定形にすると、言われたほうは何らかの事情があってできないんだなと、相手の立場を思いやる余裕さえ出てくる。それはやはり肯定形であるがゆえである。

「わかりかねます」などにも同じ効果があるので、ぜひすんなり口から出るようしておきたいものだ。

このように、ちょっとした言い方の工夫や一言添えるといった気遣いをできるかできないかで相手の印象も違ってくるだろう。どんな相手に対しても自然にできるように、日頃から意識してみてはいかがだろうか。

 

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