「追伸」を目上に使うのはNG? オトナも間違いがちなマナー4選

「なんの気なしにやっていたけれど、マナー違反の習慣だった」「長い間、正しいと思っていたことが、実は非常識だった…」という経験はありませんか。そうした言動をあらためるのは、何歳になっても遅いということはありません。大人でも知らないことが多いマナー、間違いがちなNG行為について、4つご紹介します。

目上の人へのメールに「追伸」を使ってはいけない!?

メールの文章を最後まで書き終わり、いざ署名を入れて送信だというところで、ひとつ書きそびれたことがあったことに気づく。こんな時に便利なのが「追伸」だ。この一言を入れることで、でき上がった文章にもう一文付け足すことができる。

ただ、それが身近な存在の人であればいいが、目上の人や格上の相手へのメールだったらNGだ。追伸がついていると、そんなつもりはなくても書き直すのが面倒だったのかなという印象を与えるからだ。

親しい先輩ならまだしも、取引先へのメールなどに追伸があれば、けっしていい印象にはならない。しかも、手書きの手紙に比べて文の削除や挿入がラクなメールとくればなおさらだ。書きそびれたことがあったら、面倒でも本文を修正するのがマナーだ

訪問先で待つ間に「やってはいけない」タブーとは?

「品格」という言葉が見直されて久しいが、誰も見ていないところでどんな振る舞いをするかも、品格のあるなしにかかわる大切なことではないだろうか。

たとえば、取引先の企業を訪問した際、担当者が電話中のために応接室でしばらく待たされることがある。

こんなとき人目がないからといって気を抜いていると、思わぬ失態をさらしてしまうことがある。

なかでも意外とやってしまうのが、すすめられる前に上座に座ってしまうことである。たしかに訪問先では自分が上座に座ることになるが、自ら座るのはいささか品のない行為だ。

担当者が来るまで立ちっぱなしで待つ必要はないが、座るならあえて上座以外の席を選ぶべきである。

同じように勝手にコート掛けやハンガーを利用するのもいただけない。

着たままで待つのは論外だが、すすめられるまでは、ひざやカバンの上に置いておく。また、空いているイスに荷物を置いたり、勝手に資料を広げたりするのも避けたほうがいい。

そうした行為は担当者が部屋に入ってから行うべきで、それまでは静かにじっと待つようにしたい

電話をとって「もしもし」と出るのは、仕事では失礼?

社会人になりたての頃、フレッシュマン研修などでビジネスマナーを習った人は多いだろう。

特に、電話対応は受けた人の印象が悪いと会社全体の印象も悪くなるため、言葉遣いにはくれぐれも気をつけるよう指導されたはずだ。

だが、なかには研修の成果もむなしく堂々とマナー違反をしている社員もいる。たとえば、電話をとった時に反射的に「もしもし」と出てしまう人がいるが、これはNGだ。

電話の受け答えとしては定番の「もしもし」も、会社では幼稚な印象が拭えない。

「もしもしは学生時代まで」と言い切るビジネスマナーの講師もいるほどだ。

もっといえば、そもそも元の意味は「申す申す」という呼びかけの言葉なので、受けるほうが使うのは不自然というのも理由の1つだ。

改めて説明するまでもないが、電話をとったらまず「〇〇社でございます」と社名を名乗る。何回もコールが鳴ってから取った場合は、最初に「お待たせしました」とひと言加えるのが礼儀だ。

「もしもし」の代わりになる言葉としては「はい」や「恐れ入ります」などがある。家族や仲間うちの電話とビジネスの電話では、うまく使い分けるようにしよう

今さら聞けない! 初めて会う人でも「いつもお世話になります」で大丈夫?

ビジネスシーンでよく使われる言い回しの筆頭に、「いつもお世話になります」というフレーズがある。

「いつも......」とつくからには、顔見知りの人や以前からつき合いのある人に対して使うものと思ってしまうが、ビジネスシーンで使う場合はそうとは言い切れない。

たとえば、得意先を訪問して受付で来訪を告げたとしよう。

たとえ受付の人とは初対面であっても、相手からは必ずといってもいいほど「いつもお世話になります」という言葉が返ってくるものだ。

電話をかけた場合でも同様のことがいえる。

電話をかけた人と電話口に出た人は知らない者同士であっても、受けた人にとっては、かけてきた相手は社内の人間が世話になっている人かもしれないし、もしくは会社にとって重要な客かもしれない。

つまり電話を受けた人は、自分にとっても大切な人、という意味合いで使っているのだ。「いつもお世話になります」は、相手に対する感謝の気持ちの表れだということができる。

この言い回しは、たとえ初対面であっても、会社を訪問してきた人を尊重し、丁寧に扱っているという態度を相手に伝えるのが目的でもあるのだ

 

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